¿Cómo prevenir robos de efectivo en tu Laboratorio Clínico?

Hace un par de días escuche un sin fin de historias acerca de cómo el personal hacía de las suyas en los Laboratorios Clínicos. En este artículo pretendo contarte unas cuantas, pero mi objetivo principal está en ayudarte a prevenir a que sigan obteniendo dinero de manera ilícita a costa de tu trabajo.

CASO 1

Fotocopias de resultados

Podría apostar que el 50% de los Laboratorios que existen en México, imprimen y ensobretan sus resultados de los pacientes, antes de que éste se presente en la sucursal. La verdad yo estoy en contra de eso, ya que esto se presta mucho más para robos.

Pues resulta que un día la dueña del Laboratorio se puso a revisar sobres apilados en una toma de muestra, la mayoría eran de solicitudes que no estaban al 100% pagadas. Pasaban los meses y cada vez eran más, por lo que le pregunto a su empleada si sabía a qué se debía.

Hasta que un día, se presentó una de sus tantas pacientes en la matriz, para realizarse un examen. Cuando fue a recoger sus resultados, vio que eran totalmente a color y en un sobre membretado. La paciente se sorprendió y le pregunto a la chica de recepción que por qué en la toma no los entregaban así, por lo cual la chica le respondió que no podía ser, ya que en todas las sucursales se maneja con el mismo membrete, si le llevaba su estudio con mucho gusto checaban la situación y hasta le podían hacer un reembolso por la falla acontecida.

La paciente no lo dudo, ya que era una cantidad considerable, entonces cuando vieron lo que entregaban en la toma, se fueron de cabeza, ¡ya que era una copia de los estudios membretados!. Imagina lo que sucedió después.

CASO 2:

Entregas veloces

Resulta que una chica de una toma renuncio con la excusa, de que hacía mucho tiempo en llegar hasta el laboratorio y siempre tenía muchos descuentos en su salario, por lo que no veía viable quedarse ahí. La dueña antes de que se fuera, había notado que en el lapso en el que estuvo en la toma, había disminuido considerablemente el número de pacientes que solían tener, ¿Qué era lo que había hecho como para que estas cifras bajaran tanto?, obviamente no le iba a decir, los trate mal, les di un pésimo servicio, le robaba, etc. Le dijo simplemente que no sabía.

Un día en una junta con todos los trabajadores, la chica que actualmente está en la toma, comento abiertamente que las pacientes que iban a solicitar pruebas de embarazo o glucosas se iban muy molestas; ya que la chica que antes se encontraba ahí, las entregaba en 20 minutos. Al escuchar eso, la dueña había caído en cuenta que el robo era inminente.

CASO 3:

No entregan comprobante de pago

Resulta que una paciente había solicitado 5 exámenes y solo venían 4. Entonces regreso a sucursal y le comento la situación a la recepcionista en turno, ella muy amablemente le indicó que con mucho gusto se los realizarían o le reembolsaría el dinero; sin embargo le mostrara su recibo para ver si estaban liquidados. La paciente muy molesta le dijo, que la anterior chica no le había entregado nada, ¡vaya sorpresa que se llevó!, ya que siempre entregaban recibos.

CASO 4:

Resultados anotados en «papelitos»

Cuando implementamos Labtivity en un laboratorio que tenía ya un sistema de gestión, estuvimos casi 15 días, ya que eran 5 tomas de muestra y la matriz. En esos 15 días vimos de todo, pero algo que me llamo mucho la atención, fue que el tercer día que estuvimos ahí, notamos que un chico bajaba unos resultados en una servilleta, ¡me quede anonadada!, porque en su sistema anterior ya manejaban las órdenes de trabajo y jamás había visto algo como eso. La chica que capturaba le dijo -¿Esto qué es?- sin embargo le dijo la persona que lo bajo, -¡…captúralos así!. Cabe mencionar que la dueña no se encontraba en la sucursal y a pesar de que estaba una química encargada, tampoco se percataron de esta situación.

CASO 5:

Descuentos

En algunas ocasiones ha pasado que no se ven fugas de efectivo como tal, ya que al parecer todo está perfectamente controlado, sin embargo notan que existe un sin fin de descuentos para los pacientes, y las chicas de recepción comentan que es porque el paciente lo solicita.

Pues déjame decirte que pueden cobrarle el costo total y posteriormente una vez que se fue el paciente, aplicar el descuento a la solicitud, obviamente esos descuentos nunca los verás en caja. Si quieres tener un control de esos descuentos dirígete aquí visualiza este video para que veas cómo se lleva el control en Labtivity.

Te podría seguir dando más ejemplos, pero la idea es darte soluciones para que puedas detener lo que están haciendo tras bambalinas.

A continuación te enlisto algunos tips para que los empieces aplicar a partir de ahora y evites que tu dinero siga caminando a otros bolsillos.

1. La mayor parte de los robos ocurre en las tomas de muestra, sobre todo porque suele estar solo una persona y no existe mucha vigilancia en este aspecto.
2. Te recomiendo que crees una política de descuentos, ya que si no logras eliminarlo al 100%, podrás reducir mucho menos esta incertidumbre, o bien, asigna a una persona, de preferencia a alguien de tu plena confianza, que pueda aplicar esos descuentos exclusivamente.
3.  Por lo general no trabajan solos, siempre existe complicidad, si no con las personas de la misma matriz que realizan los estudios, con terceras personas que trabajan en otros laboratorios.
4. Se ha notado que la mayor parte de estudios que pudieran no meter dentro del corte, son la glucosa y las pruebas de embarazo, ya que éstos últimos pueden realizarlos con un glucómetro y tiras reactivas, por lo que probablemente no notarás fugas puntualizadas, ya que son montos muy bajos, pero sí verás disminución en la cantidad de pacientes de anteriores meses.
5. Encarecidamente lleva un inventario de tus productos, y de forma mensual checa si la cantidad de estudios solicitados coincide con la cantidad de pruebas realizadas, toma en cuenta el desperdicio que pudiera existir.
6. Si ya sospechas de alguien, hazle caso a tu intuición, por lo que te sugiero que envíes a un conocido para que se realice un examen; y sepas cuáles son sus actitudes y al final lo cotejes con el corte que realizó.
7. Nuevamente te recomiendo que hagas cortes diarios, ya que si te los entregan fuera de fechas y existe problema con alguno, tus empleados ya no recordarán lo acontecido.
8. Antes de contratar a una persona, recuerda realizar las pruebas necesarias para saber qué tan honesto es, así como una entrevista personal, en donde puedas identificar si algo anda mal en tu futuro empleado.
9. Si tienes la oportunidad de colocar cámaras de video, ¡hazlo!, así tendrás un control más, sobre todo en las tomas de muestra, ya que no hay nadie que los vigile.
10. Coloca un letrero gigante, en donde le indiques al paciente que si no le entregan su recibo como el que se muestra en la foto, su compra será totalmente GRATIS reportándola al número tal. ¡Claro!, tu recibo debe ser difícil de reproducir, procura que no sea un formato en word o notas de remisión, si tienes un sistema de laboratorios será mucho más fácil.
11. Si cuentas con un sistema de laboratorios, no imprimas y ensobretes resultados si no está totalmente pagado.
12. Procura no dejar hojas membretadas firmadas.

Te sugiero que lo apliques cuanto antes, toma en cuenta que con ese dinero perdido podrás invertirlo para nuevo equipo de cómputo, remodelar instalaciones, equipo de trabajo, etc. La decisión y el control está en ti.

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